Pro mnoho lidí je pobyt v kanceláři denním chlebem, dokonce v ní tráví ve všední dny více času než doma s rodinou. Krom příjemného prostředí a dalších benefitů hlavně chceme, aby nám technologie práci usnadňovaly. Konica Minolta už několik let úspěšně pracuje na digitálně propojeném prostoru, tedy digitální kanceláři. Podle ředitele výzkumného oddělení Konica Minolta Lukáše Havlíčka byly definovány požadavky, které by Digi Office měla mít: konektivitu, univerzální design, zabezpečení, sdílení a spolupráci s firemními soubory, vytěžování a správu dokumentů, intuitivní a snadné ovládání a nakonec cloudový a mobilní tisk.
Až pandemie
Někoho možná napadne: Proč to všechno, není to zbytečné? O digitální kanceláři a komunikaci mezi pracovníky vzdálenými i stovky kilometrů od sebe a dalších atributech se hovoří už několik let. Teprve pandemie koronaviru ale otevřela naplno oči všem a ukázalo se, jak moc digitalizaci potřebujeme.
Stát zatáhl za záchrannou brzdu. Lidé se nesměli stýkat, pouze v nejnutnějších případech, navíc se museli hygienicky chránit. Nezbylo než buď chod firmy zastavit, což si ale nemůže dovolit nikdo, nebo poslat zaměstnance pracovat domů. Namítnete, že mnoho podniků už mělo zaveden home office před pandemií, ale bylo jich ve skutečnosti jen pár desítek procent. To se jako mávnutím proutku změnilo. Téměř všichni, u kterých nebylo nutné, aby byli na pracovišti fyzicky přítomni, začali pracovat doma. Existovaly samozřejmě výjimky – lidé na důležitých až strategických pozicích, kteří nutně zajištovali chod firem a státu.
Home office
Dovolíme si ještě jeden exkurs do jen nedávné minulosti. Vzpomeňte si – práce z domova vyhovovala asi půlce těm, kteří na ni museli nastoupit. Pokud pomineme některé učitele, kteří byli mnohdy donuceni zvládnout elementární základy obsluhy počítače, kterou jejich žáci dávali o několik levelů lépe, pak home office vyhovoval samozřejmě solitérům, případně partnerským dvojicím. Singles byli doma sami, případně měli svůj kout (pokoj), kde je nikdo nerušil. Ráno vstali, nasnídali se, vzali si slušnou košili, protože víc ve videohovoru vidět není, zapnuli počítač a připojili se k firemní síti. Rozvrhli si práci podle svého a jedinými viditelnými styčnými body jejich pracovního života byly firemní videomítinky. Ty se konaly podle velikosti a důležitosti oddělení. Skoro všichni museli z domova komunikovat, dostat se k firemním datům, podepisovat dokumenty a ručit za to, že se k nim elektronickou cestou nedostane nikdo nepovolaný. A v mnoha případech se nakonec bylo třeba i za lockdownu do své kanceláře občas podívat, fyzicky něco zkontrolovat, upravit, podepsat.
Proč tedy digitalizovat a mít vše potřebné stále u sebe? Otázka z úvodu už se v kontextu se zmíněnými událostmi zcela zbytečná nezdá, odpovězme si. Protože je to dnes už možné, například v podniku Konica Minolta to umí. Kdyby byly kanceláře ve firmách plně digitalizované a inteligentní, pandemie mohla být firmami zvládnuta téměř bez problémů. Jistě, ale to by všichni museli umět přijímat nové technologie s otevřenou náručí. A to umí jen málokdo.
Respekt je převlečný strach
Lidé jsou ve své podstatě konzervativní, mají rádi staré dobré zavedené postupy, novinky přijímají nedůvěřivě a mnohdy je i pracovně bojkotují. I když si to nepřiznají, mají strach z toho, že nové know-how prostě nezvládnou. Tento respekt před inovacemi se ve většině případů zvyšuje s věkem. Management firem ale nemůže váhat dlouho, čísla totiž hovoří jasně – kdo digitalizuje, má mnohem menší náklady na výrobu. A neopatrná digitalizace přijde draho. Pokud si firmy nedají pozor, mohou kvůli ní přijít i o desítky či stovky milionů korun, k čemuž u velkých světových firem došlo.
Keith Kitani ze společnosti GuideSpark říká, že v roce 2018 vložili GE, Ford a další hlavní hráči do transformačních aktivit 1,3 bilionu dolarů (asi 29 bilionů korun). Z nich byly téměř tři čtvrtiny promarněny neúspěšnými programy. „Z podniků, které přímo nezklamaly, vidělo pouze 16 procent zlepšení ve svém výkonu a schopnosti změny dlouhodobě udržet. Dokonce i mezi firmami z digitálního průmyslu, jako jsou high-tech, média a telekomunikace, zaznamenalo úspěch pouze 26 procent,“ tvrdí Kitani na webu CNBC.com. Důvodů, proč se těmto, ale i dalším firmám digitální transformace nepovedla, je podle Kitaniho několik – lidé, kultura firmy i chyby jejího vedení. Hlavně ale selhala komunikace uvnitř podniku. „Pravda je, že lidé nejsou problémem. Tím je neschopnost organizace účinně komunikovat se svými lidmi,“ míní.
Ambasadoři se nebojí
Jak tedy přesvědčit zaměstnance, aby ztratili zmíněný respekt a digitalizace se nebáli? Ředitel personální společnosti Předvýběr.CZ František Boudný považuje za nejlepší metodu školu hrou. Lidé si potřebují věci osahat. Když pochopí, že nové technologie a přístupy nejsou proti nim, ale naopak jim pomáhají, vstřebají je velmi snadno. K tomu je třeba, aby se nestyděli přiznat, že něco neumějí, ani by je kvůli tomu ostatní neměli stavět do kouta. Ve funkčním týmu se pak jeden zaměstnanec učí od druhého.
Stejnou zkušenost má i ředitel produktového oddělení Konica Minolta Petr Atanasčev. „U zákazníků se nám osvědčilo vytipovat mezi zaměstnanci tzv. ambasadory. Jsou to lidé, kteří se nebojí změn a vidí, že jsou potřeba,“ říká. Novinky jsou jim pak ukázány přednostně. „Probíráme s nimi jejich zkušenosti a názory, všechno jim ukážeme v praxi a společně hledáme možnosti, jak by tyto nástroje mohly zjednodušit jejich práci,“ doplňuje. Díky tomu vytipovaní pracovníci vidí, že digitalizace má smysl, a obhajují ji. Fungují jako skvělý příklad pro ostatní kolegy a přirozeně zavádějí změny ve vlastních odděleních tempem, které ostatní zvládnou. „Při zavádění změn se často setkáváme s počáteční obezřetností zaměstnanců. Ze začátku může být pro některé z nich změna těžká. Zvykají si na nové postupy, některé novinky jim nemusí být příjemné, protože nabourávají jejich pracovní zvyky. Je to ale přirozená součást procesu digitalizace,“ vysvětluje ředitel Atanasčev. Z praxe ví, že za dva až tři měsíce si zaměstnanci neumí představit, že by se vrátili zpátky. Jde jenom o to, jim vše v začátcích vysvětlit a trpělivě a s pochopením ukazovat znovu, pokud je to potřeba.
Cenná až nejcennější – data
Po zaměstnancích, tedy lidském potenciálu, jsou ve firmě tím nejcennějším data. Ale málokdo si to v podnicích uvědomuje, protože podle Českého statistického úřadu neaktualizuje více než desetina českých firem svůj software a skoro patnáct procent nepoužívá dostatečně silná hesla. Podle ředitele výzkumného oddělení Konica Minolta Lukáše Havlíčka se přitom hackeři dnes zajímají spíše o malé a střední firmy, protože ty velké se již poučily a investovaly do sofistikované ochrany svých dat a bezpečnosti své infrastruktury. Střední a malé firmy tak buď žijí v klamném očekávání, že se na ně snad nikdo nezaměří, když jsou tak malé, nebo berou IT jako nutné zlo s rizikem, že jednoho dne budou data nepřístupná, nebo dostupná za balík peněz.
Abychom byli spravedliví, pravda je, že v těchto firmách je na bezpečnost IT určeno jen několik zaměstnanců, kteří se snaží vedení přesvědčit, aby investovalo do bezpečnosti dat. Je škoda, že většinou bezvýsledně. „Jednoduchým a cenově dostupným řešením pro firmy, které nemají finance na velké IT oddělení, může být přechod na cloudové technologie, a tedy převedení všech dat přímo do cloudu. Pro zaměstnance jsou tak snadno dohledatelná, přístupná odkudkoliv a o jejich bezpečnost se zprostředkovaně stará třeba přímo Microsoft, který nabízí nejvyšší možné fyzické zabezpečení dat v jejich speciálních datových centrech a plnou kontrolu nad daty i při ztrátě pracovních nástrojů, jako jsou notebook, tablet či mobil,“ radí ředitel výzkumného oddělení Konica Minolta Lukáš Havlíček.
Ušetřím tvůj čas
Dalším z hlavních oborů je pro Konica Minolta videoanalytika. Odborníci z Brna totiž vyvíjejí technologie, které jsou schopny přivolat pomoc, když dojde k úrazu zaměstnance, odhalit abnormalitu při výrobě a okamžitě přivolat pracovníka, aby vše napravil, ale například také odhalit zakázané chování při tisku (může se jednat třeba o kopírování důvěrných informací) nebo je ohrožená firma v rámci hlídaného prostoru. Propojením kamerového systému a umělé inteligence pak nemusí kvalitu výrobků sledovat pracovník technické kontroly. Může svůj čas věnovat kreativnější práci.
Jak to vypadá v praxi? „Jsme pomocí naší technologie schopni například hlídat prostor lisu ve výrobě, zda do něj nespadl člověk. V takovém případě se stroj automaticky zastaví. Sledujeme únavu člověka, který ovládá nebezpečný stroj, a doporučíme mu přestávku nebo opět v případě nebezpečné situace zařízení automaticky vypneme. Dokážeme také kontrolovat, jestli se ve výrobě zhoršuje kvalita, a vyřadit poškozený výrobek. Co dnes dělá lidská síla, jsme schopni udělat kvalitněji za pomoci kamery a umělé inteligence,“ zdůrazňuje ředitel výzkumného oddělení Havlíček.
Co největší automatizace
V úvodu už jsme zmínili, že ještě stále existují firmy, které jsou zavaleny šanony s papírovými dokumenty a z digitalizace mají obavy. Podle Lukáše Havlíčka tímto způsobem ale ztrácejí cenný čas, který by mohly věnovat tvořivé práci, a ne administrativě. Příklad – v Konica Minolta se věnují také zpracování dokumentů a textových informací, s čímž je spojena automatizace firemních procesů. Na trhu je mnoho interních informačních systémů a cílem odborníků z brněnské firmy je toto zpracování zautomatizovat v co nejširší míře. Dodávají systémy, které jsou schopné automaticky vyhledávat ve firemních datech, jako jsme zvyklí třeba v Googlu.
„Když má podnik víc než padesát lidí, bývá už problém najít informace. Systémy založené na umělé inteligenci umožní rychle požadovaná data vyhledat ze zdrojů, které firma má a často nejsou ani propojené. Příkladem mohou být e-maily, sdílené složky, chaty, ale i smlouvy. To se týká i velmi specifických či expertních zdrojů dat – když vám zákazník pošle zprávu psanou velmi volným slohem, jsme schopni ji pochopit, automatizovat její čtení a dostat z ní požadované informace,“ pokračuje ředitel výzkumu Havlíček. Možnosti automatizace ve firmách jsou podle jeho slov opravdu obrovské, od finančních operací až po péči o zákazníky či servisní operace. Čas, který ušetříte, se dá potom věnovat činnostem, u kterých vám nejvíce chybí.
Digitálně sofistikovaný denní chléb
Jak už jsme naznačili, v digitální kanceláři budoucnosti by lidé měli čím dál méně času trávit administrativní činností a péčí o intranetové systémy. Více se budou moci věnovat kreativní práci a péči o zákazníky. Ideální digitální kancelář by měla být propojená s celou firmou (ale i celým světem) a měla by umět poskytovat přístup k širokému spektru informací, které firma generuje. Měla by být přístupná odkudkoli, umožnit zaměstnancům více mezi sebou komunikovat, usnadnit managementu rozhodování. Samozřejmě to vše při úplném dodržení ochrany dat a soukromých údajů. Je pak jasné, že ani pandemie nebo jiná zdravotní metla, která by nás nevítaně navštívila a uzavřela v domovech, by vlastně nebyla pro digitálně ideálně propojený podnik brzdou. Vše by mohlo fungovat dál, i když za lidsky izolovanějších podmínek.
„Žádná malá firma s několika desítkami zaměstnanců nechce investovat do administrativního provozu. My ale nabízíme systém založený právě na umělé inteligenci, který vyřeší back office, aniž byste museli nějak nákladně integrovat různé IT systémy. Jsme vám schopní poskytnout i spoustu věcí – pomocníky do výroby, například už zmíněné kamerové systémy, které budou detekovat nekvalitní výrobky. Zaměstnance, kteří doteď stojí u pásu a dohlížejí na kvalitu, budete moci přesunout například na přípravu nových prototypů nebo na jinou práci,“ dodává ředitel výzkumného oddělení Lukáš Havlíček.
Pavel Čurda: Covid nám ukázal směr
Několik otázek pro Pavla Čurdu, generálního ředitele Konica Minolta v Česku a na Slovensku.
Je možné se dnes ještě nějak posouvat na trhu dodavatelů tiskáren?
Jednoznačným trendem je nabídka komplexního řešení zahrnujícího nástroje pro digitalizaci, vytěžování dat a jejich bezpečné ukládání. Také proto jsme transformovali firmu na dodavatele ITS a daří se nám.
Co si pod pojmem dodavatel ITS můžeme představit?
IT služby v našem pojetí začínají dodávkou digitálního vybavení pro inteligentní kancelář a pokračují řadou služeb a produktů pro podporu nejrůznějších firemních procesů od ukládání a automatického zpracování informace až po rozsáhlé podnikové systémy. Důležitým rysem našich IT služeb je schopnost nabídnout zákazníkům využití inovací v jejich každodenním životě. K tomu nám pomáhá naše inovační centrum v Brně.
O co mají vaši klienti největší zájem?
Zákazníky v poslední době zajímají inteligentní kamerové systémy MOBOTIX, které jsou vždy něčím inovativní, a velmi dobře se kombinují jejich vlastnosti, ať už sledují teplo, úniky, dobře nasazené roušky, nebo je zaujme signalizace nestandardního pohybu. Systém také analyzuje a vyhodnocuje pohyb a čas pracovníka strávený u stroje, tedy zda čas a činnost je v souladu s účelem a potřebou úkonu, který má být zrealizován.
Mají kamery ještě další využití?
Ano, přímo ve výrobě. Můžeme sledovat logistiku pohybu lidí a materiálu na pracovišti. Umíme třeba monitorovat umístění a pohyb palet, přísun materiálu ke strojům. To je samozřejmě jedna z možností, jak optimalizovat výrobní proces.
Budeme ještě vůbec potřebovat tisk, kopírování na papír?
Myslím si, že tisk na papír lidé budou stále potřebovat, i když se bude digitalizovat, jak to vidíme v běžném životě spotřebitele.
Takže si myslíte, že tisk nezanikne?
Nedokážu si představit, že by zcela zmizel, hlavně ve středoevropském regionu. Vzít si večer do rukou knihu a cítit vůni papíru je něco nezaměnitelného a patří to k lidskému stylu života. Proto si myslím, že i tištěné časopisy mají nezastupitelnou roli v případě, že si chcete přečíst nějaké seriózní informace, rozšířit si obzory nebo se jen pobavit.
Vlivem covidu, ale i vývoje celého průmyslu, služeb a hospodářství budou vznikat úplně nové profese. Očekáváte, že pod vlivem digitalizace, videokamerových systémů a umělé inteligence budou ve vašem byznysu vznikat nové profese?
Čeká nás poměrně masivní nahrazení práce člověka umělou inteligencí, která bude mít schopnost učit se sama a je na každém z nás, abychom pochopili, kam směřujeme, a starali se o vlastní celoživotní vzdělávání se, a to bez ohledu na svůj věk. Ukončení školy v budoucnu už nebude stačit na to, abychom si udrželi práci. Bude zapotřebí vyšší flexibilita a lidé budou více měnit své zaměstnavatele. Budou se spojovat do zajímavých projektů, které budou časově ohraničené, a po skončení práce půjdou dále na další projekt do další firmy. To nás čeká jednoznačně. Nevím pouze, jestli je to otázka let, nebo desetiletí.
Fakta
- Historie: Firma Minolta, která byla založena v roce 1928 v japonské Ósace, se zpočátku zabývala vývojem a výrobou fotoaparátů a později produkty kancelářské techniky. Na československý trh vstoupila v roce 1990, kdy vznikla Minolta, s. r. o. Mezníkem byl rok 2003, ve kterém došlo ke sloučení společností Konica a Minolta.
- Kamerové systémy: Česká Konica Minolta před nedávnem expandovala do oblasti kamerových systémů s portfoliem německého výrobce Mobotix doplněným o vlastní technologii 3D LiDAR. Kromě Inteligentních kamerových systémů Konica Minolta nabízí softwarová řešení pro vytěžení poznatků z pořízených záznamů, například v maloobchodu nebo logistice. Jedno z řešení nabízí například funkci sledování pohybu a počtu lidí v daném místě. Velká obchodní centra nebo maloobchodní firmy tak mohou vyhodnocovat chování zákazníků před jednotlivými vystavenými produkty a upravit podle toho svůj marketingový přístup.
- Maturity chrání umělá inteligence: Konica Minolta pomohla Centru pro zjišťování výsledků vzdělávání (CZVV) zvýšit ochranu dat maturitních a přijímacích zkoušek a bezpečnosti v okolí tiskových produkčních strojů. Umožnila to technologie Konica Minolta kombinující tzv. chytré kamery s aplikací využívající umělou inteligenci (AI). Řešení má konkrétně předcházet potencionálním možnostem vzniku úniků informací během tisku dokumentů a celkově zvýšit úroveň efektivity zabezpečení i provozu tisku. Pomocí kamer neustále kontroluje veškerý pohyb v prostoru tisku a zároveň dokáže upozornit na podezřelé situace. Těmi může být například zdržování osob v daném prostoru déle, než je povoleno, nebo nedovolená manipulace s jakýmkoli záznamovým elektronickým zařízením v blízkosti tiskových strojů.
